INSTRUÇÃO NORMATIVA CFBio Nº 07, DE 23 DE MAIO DE 2025

O CONSELHO FEDERAL DE BIOLOGIA – CFBio, Autarquia Federal, com personalidade jurídica de direito público, criado pela Lei nº 6.684, de 3 de setembro de 1979, alterada pela Lei nº 7.017, de 30 de agosto de 1982, regulamentada pelo Decreto nº 88.438, de 28 de junho de 1983, no uso de suas atribuições legais e regimentais;

Considerando o aprovado na 508ª Reunião de Diretoria do Conselho Federal de Biologia, realizada no dia 24 de abril de 2025;

Considerando o aprovado na 426ª Sessão Plenária Ordinária do Conselho Federal de Biologia, realizada no dia 23 de maio de 2025;

 

RESOLVE:

 

Art. 1º instituir as diretrizes e regras básicas para o uso e gestão do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e do Sistema de Permissões (SIP) no âmbito do Sistema CFBio/CRBios.

CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º Ficam definidos os parâmetros para uso e gestão do SEI e do SIP, bem como normatizadas a tramitação de processos administrativos e a prática de atos processuais por usuários externos no âmbito do Sistema CFBio/CRBios.

Art. 3º O SEI é um sistema de produção, edição, assinatura, tramitação, armazenamento e gestão de documentos e processos administrativos eletrônicos do Sistema CFBio/CRBios cedido pelo TRF4 ao Conselho Federal de Biologia para utilização, com anuência para inclusão dos Conselhos Regionais em sua base única multiórgãos.

Art. 4º A implantação do SEI nos CRBios ocorrerá mediante:

I – instituição legal do CRBio;

II – determinação da diretoria do CFBio;

III – cadastro do CRBio;

IV – parametrização das unidades;

V – cadastro e treinamento dos usuários sob responsabilidade financeira do CFBio.

§ 1º Após a implantação do sistema em cada CRBio, ressalvada a hipótese prevista no parágrafo 3º deste artigo, todos os atos processuais relativos aos processos administrativos e comunicações deverão ser realizados por meio do SEI, exceto:

I – Nas situações em que tal medida for justificadamente inviável, ou seja, nas situações fora do escopo do SEI; ou

II – Em caso de indisponibilidade do SEI, cujo prolongamento cause danos relevantes à celeridade do processo.

§ 2º Sempre que houver necessidade de comunicação oficial ou envio de processos administrativos entre os órgãos do Sistema CFBio/CRBios, a tramitação deverá ser realizada exclusivamente por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

§ 3º Os CRBios poderão adotar sistema eletrônico de gestão processual próprio para tramitação interna de seus processos, observada a condição estabelecida no parágrafo anterior.

§ 4º No caso das exceções previstas no parágrafo 1º, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em meio físico, digitalizando-se, posteriormente, o documento-base e incluindo-o no processo administrativo eletrônico ou digital correspondente.

§ 5º Processo e documentos físicos arquivados somente serão desarquivados e digitalizados para inclusão no SEI, caso seja necessário reabrir e dar andamento, com a inclusão de novos documentos, despachos ou atos correlatos.

Art. 5º O SEI observa o que dispõe a legislação arquivística vigente e, para seu uso adequado, devem ser observados, também, os manuais elaborados pelo CFBio.

Art. 5º-A. O tratamento de dados pessoais no âmbito do SEI observará integralmente as disposições da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), garantindo os direitos dos titulares e a segurança das informações.

CAPÍTULO II
DAS DEFINIÇÕES

Art. 6º Para fins desta Instrução Normativa, entende-se por:

I – Acessibilidade: condição para utilização, com segurança e autonomia, total ou assistida, do SEI, por pessoa com deficiência ou com mobilidade reduzida;

II – Acesso externo: recurso que permite a visualização de processos ou documentos por usuários externos ao SEI, previamente autorizados;

III – Anexação de processos: juntada, em caráter definitivo, de um processo a outro, desde que tratem do mesmo assunto e interessado;

IV – Assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, para firmar documento eletrônico ou digital, por meio de:

a) certificado digital: forma de identificação do usuário emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil);

b) usuário e senha: forma de identificação do usuário, mediante prévio cadastramento.

V – Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal;

VI – Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração. A autenticidade é composta de identidade e integridade;

VII – Barramento: solução de sistema com infraestrutura centralizada que permite que um órgão ou entidade envie processos ou documentos administrativos digitais para outro, independentemente da tecnologia adotada, de maneira segura e com confiabilidade de entrega;

VIII – Base de conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de processos;

IX – Cancelamento de documento: funcionalidade que permite a retirada do acesso ao conteúdo de determinado documento, mantendo o documento na árvore do processo, porém sem a possibilidade de visualização do conteúdo;

X – Classificação de documentos:

a) Organização dos documentos de um arquivo, de acordo com um plano de classificação ou código de classificação;

b) Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.

XI – Classificação em grau de sigilo: atribuição a documentos ou processos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilos (público, restrito e sigiloso), conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança. Ver também desclassificação, documento classificado e documento sigiloso.

XII – Código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI, constante em sua declaração de autenticidade;

XIII – Credencial de acesso: credencial que permite a um usuário previamente autorizado o acompanhamento, a leitura, a produção e a assinatura de documentos em um processo sigiloso no SEI;

XIV – Declaração de Concordância e Veracidade: documento declaratório que contém as ações de competência e responsabilidade de um usuário externo, necessário para liberar o acesso desse usuário para assinatura de documentos no SEI;

XV – Documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o seu formato, suporte ou natureza;

XVI – Documento eletrônico ou digital: documento armazenado sob a forma eletrônica, podendo ser:

a) Documento nato-digital: documento criado originalmente em meio eletrônico; e

b) Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento-base não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

XVII – Documento arquivístico: aquele produzido e recebido pelos órgãos e entidades, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas independente do suporte da informação ou a natureza dos documentos;

XVIII – Documento classificado em grau de sigilo: documento que contenha informação sigilosa em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, a qual é classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada;

XIX – Documento externo: documento arquivístico produzido fora do Sistema SEI e incluído em processo;

XX – Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos, em fases corrente e intermediária, independentemente do suporte, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente;

XXI – Informação sigilosa: informação submetida à restrição de acesso em razão de hipótese legal de sigilo, podendo ser:

a) Não classificada: informações pessoais e aquelas não imprescindíveis para a segurança da sociedade e do Estado, abrangidas pelas hipóteses legais de restrição de acesso, neste caso, pode ser cadastrada no SEI;

b) Classificada: informações que em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, são classificadas em grau de sigilo como reservada, secreta ou ultrassecreta, não podendo ser cadastradas no SEI.

XXII – Nível de Acesso: forma de controle de acesso a processos e documentos no SEI, quanto à informação neles contida;

XXIII – Setor de TI do CFBio: unidade responsável pela instalação, monitoramento, suporte e alterações nos sistemas SEI e SIP;

XXIV – Número de Documento: número sequencial de identificação que os documentos recebem, composto por número;

XXV – Número de Processo (NP): código numérico que identifica cada processo dentro do sistema;

XXVI – Número de Protocolo: código numérico sequencial gerado automaticamente pelo SEI para identificar cada documento dentro do sistema;

XXVII – Órgão: designação dada a cada um dos CRBios ou ao CFBio dentro do SEI;

XXVIII – Órgão Gestor: órgão responsável pela gestão centralizada do SEI (CFBio);

XXIX – Perfil de acesso ao SEI: estabelece grupos de usuários e determina quais funcionalidades cada um desses usuários poderá acessar, de acordo com suas competências funcionais;

XXX – Peticionamento eletrônico: meio em que o cidadão encaminha demandas, requerimentos, documentos e informações em meio eletrônico;

XXXI – Plano de Classificação de Documentos: instrumento utilizado para classificar por assunto todo e qualquer documento produzido ou recebido, com o objetivo de agrupar sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos;

XXXII – Procedimento Operacional Padrão (POP): conjunto de procedimentos, regras e parametrizações relacionados a determinada atividade, função ou processo do SEI;

XXXIII – Processo administrativo eletrônico ou digital: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados por meio eletrônico; e

XXXIV – Publicidade das informações: ato de dar publicidade aos documentos e informações produzidos pelos órgãos e entidades públicos;

XXXV – Sistema de Permissões (SIP): é o sistema que permite o gerenciamento e a parametrização de usuários, unidades, hierarquia das unidades, cadastramento de órgãos e permissões do SEI;

XXXVI – Sobrestamento de Processo: interrupção formal do andamento do processo em razão de determinação existente no próprio processo ou em outro processo;

XXXVII – Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos;

XXXVIII – Termo de Sigilo e Responsabilidade: documento pelo qual o usuário se responsabiliza pelas ações realizadas no sistema;

XXXIX – Tramitação: movimentação do processo desde a sua produção ou recebimento até o cumprimento de sua função administrativa;

XL – Unidade: designação dada a cada uma das divisões da estrutura organizacional dos CRBios e do CFBio;

XLI – Usuário interno: todos os conselheiros, empregados, assessores, funcionários terceirizados, estagiários, pessoas em colaboração técnica e exercício provisório, entre outros, que sejam designados para desempenhar atividades institucionais no âmbito do Sistema CFBio/CRBios;

XLII – Usuário Externo: pessoa natural externa ao Sistema CFBio/CRBios que, mediante cadastro prévio, está autorizada a ter acesso ao SEI para a prática de atos processuais em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica ou de pessoa natural.

CAPÍTULO III
DO CADASTRO E PARAMETRIZAÇÃO NOS SISTEMAS

Seção I
Do cadastro e parametrização de órgãos ou unidades

Art. 7º O Órgão Gestor (CFBio) disponibilizará as regras e orientações para parametrização e configuração do SEI e do SIP.

Parágrafo único. O cadastro de unidades é de responsabilidade do administrador local do órgão.

Art. 8º O cadastro de unidades é realizado conforme a estrutura estabelecida pelo órgão.

Art. 9º Poderão ser criadas unidades de comissões, câmaras técnicas, grupos de trabalho, cargos, funções, entre outros.

§ 1º No caso de comissões, câmaras técnicas e grupos de trabalho, as unidades deverão ser instituídas por portaria do respectivo órgão, devendo constar o nome completo, o objetivo e os usuários designados.

§ 2º A liberação de permissões de acesso às unidades a que se refere o caput é de responsabilidade do administrador local, quando se tratar de unidades dos CRBios, e do Setor de TI do CFBio, quando se tratar de unidades do Conselho Federal.

Art. 10. A definição, criação, ativação ou inativação de perfis de acesso ao SEI é de responsabilidade do Setor de TI do CFBio, e as atribuições, bem como suas funcionalidades, serão concedidas conforme abaixo:

I – Acervo de Sigilosos da Unidade: Acesso a recursos específicos para verificação da situação dos processos com nível de acesso sigiloso nas unidades;

II – Administrador: Acesso aos recursos de gestão de tabelas básicas da instituição, relatórios de gerenciamento e configurações gerais do SEI;

III – Arquivamento: Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com arquivamento de vias físicas de documentos;

IV – Avaliação Documental: Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com a avaliação e revisão arquivística dos processos gerados no SEI;

V – Básico: Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI. Pode ser combinado com outros perfis, mas sempre tem que ser concedido para qualquer outro perfil funcionar corretamente;

VI – Informática: Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com suporte de informática do SEI;

VII – Inspeção: Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com inspeção administrativa no órgão;

VIII – Ouvidoria: Acesso aos recursos específicos para quem trabalha na Ouvidoria do órgão.

Seção III
Dos perfis de usuário

Art. 11. O acesso ao SEI dar-se-á por intermédio dos seguintes perfis e funcionalidades:

I – Administrador Geral (CFBio), responsável por manter, criar, parametrizar, cadastrar e descadastrar:

a) as unidades administrativas;

b) os usuários internos;

c) os tipos de processos;

d) os tipos de documentos;

e) os padrões oficiais de documentos;

f) as classificações arquivísticas;

g) as hipóteses legais de sigilo de informações;

h) as assinaturas das unidades;

i) os dados cadastrais dos órgãos; e

j) demais funções de gerenciamento do sistema.

II – Administrador local, responsável por, no âmbito de seu órgão (CRBio):

a) cadastrar as unidades administrativas;

b) cadastrar os usuários internos;

c) as assinaturas das unidades;

d) cadastrar e liberar as permissões de acesso aos usuários, bem como orientá-los para utilizar o SEI;

e) remover as permissões de acesso dos usuários que não estejam mais em exercício na unidade.

Parágrafo único. Os perfis de acesso poderão ser criados ou alterados em suas atribuições pelo Administrador Geral, a qualquer tempo, conforme as necessidades do Sistema CFBio/CRBios.

Seção IV
Dos usuários, cadastro, atualização de dados e permissão de acesso

Art. 12. O cadastro e a atualização dos dados dos usuários ocorrerão conforme demanda e/ou determinação formal.

Art. 13. Para cadastro do usuário, é necessário que este possua login de acesso à rede do órgão (Servidor de autenticação).

Art. 14. A permissão de acesso do usuário é vinculada às atribuições do cargo/função ou ao ato de designação.

§ 1º No caso de mudança de atribuições do usuário, o responsável pela unidade anterior deverá solicitar ao Administrador local a imediata exclusão da permissão de acesso e a unidade de destino solicitará nova permissão.

§ 2º Os empregados oficialmente designados como substitutos, por meio de publicação em documento específico, poderão agir em nome da chefia titular para concessão e/ou revogação de acessos.

Art. 15. A retirada ou suspensão das permissões ocorrerá nos seguintes casos:

I – demissão, desligamento ou dispensa: retirada da permissão imediatamente após a comunicação da decisão administrativa que culminou na penalidade ou sanção disciplinar ou no desligamento do órgão ou entidade a qual pertencia;

II – afastamento por decisão judicial: retirada da permissão até decisão em contrário; e

III – exoneração de Assessor(a) nomeado(a) em livre provimento: retirada da permissão imediatamente a partir da comunicação pela autoridade competente;

IV – dispensa de ocupante de função de confiança: retirada da permissão imediatamente a partir da comunicação pela autoridade competente;

V – após conclusão dos trabalhos de Grupo de Trabalho, Comissão Especial, entre outros.

Parágrafo único. Nos casos de afastamentos e licenças previstos em lei, o CFBio e os CRBios poderão suspender a permissão de acesso de usuários, devendo garantir o acesso aos processos pessoais mediante os mecanismos de acesso externo.

Art. 16. O Setor de TI do CFBio notificará aos responsáveis pelos cadastros nos órgãos caso sejam verificados cadastros inadequados ou fora do padrão parametrizado.

Parágrafo único. Após recebimento da notificação, o órgão terá o prazo de 15 (quinze) dias para realizar as adequações necessárias.

Seção V
Do cadastro e parametrização de Tabelas Auxiliares

Art. 17. O Tipo de Processo corresponde à matéria que será tratada, conforme os assuntos e atividades desempenhadas pelos órgãos, podendo ser comum a todos ou específico, de acordo com suas competências.

§ 1º Cada tipo de processo é vinculado automaticamente à classificação arquivística por assuntos, prevista na Tabela de Temporalidade fornecida pelo Setor de Arquivo do CFBio.

§ 2º A inclusão, exclusão ou alteração dos tipos de processos, bem como a atualização dos códigos de classificação vinculados a estes, deverá ser solicitada ao Setor de Arquivo do CFBio.

Art. 18. O tipo de documento corresponde ao documento que será selecionado para o registro da informação por sua característica, natureza de conteúdo ou pela técnica do registro da informação.

Art. 19. Os tipos de documentos cadastrados no sistema são para uso de todo o Sistema CFBio/CRBios.

§ 1º A criação e atualização dos tipos de documentos deverá ser solicitada ao Setor de TI do CFBio, com anuência da área responsável pelo assunto.

§ 2º A criação de novo tipo de documento está condicionada à análise dos tipos já existentes, não sendo aceita a criação de mais de um tipo de documento para o mesmo objetivo.

Art. 20. Os cadastros de assinaturas são realizados conforme os cargos efetivos ou comissionados oficialmente existentes no âmbito do Sistema CFBio/CRBios.

§ 1º No SEI, as assinaturas são genéricas, portanto, para a validade da assinatura e do ato administrativo, o usuário deverá, no momento da assinatura, selecionar o cargo específico em exercício.

§ 2º Nos casos das Comissões, Câmaras Técnicas e Grupos de Trabalho, serão cadastradas as assinaturas conforme as funções indicadas no ato de designação.

Art. 21. A criação e a atualização das tabelas auxiliares são de responsabilidade do Setor de Arquivo do CFBio.

Seção VI
Do cadastro, acesso e assinatura de documentos pelo Usuário Externo

Art. 22. Em razão da oportunidade de simplificar os trâmites de assinatura de documentos e instrumentos contratuais, bem como o atendimento aos pedidos de acesso à informação no âmbito do SEI, o Sistema CFBio/CRBios passa a disponibilizar este acesso externo.

Parágrafo único. O usuário externo é pessoa autorizada a visualizar processos, incluir e/ou assinar documentos no SEI.

Art. 23. O cadastro como usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável, realizado a partir do preenchimento de formulário disponível no Site do Órgão.

Art. 24. O cadastro importa na aceitação dos termos e condições que regem o processo eletrônico e habilita o usuário externo a assinar documentos junto ao SEI.

Art. 25. Para a assinatura de documentos pelo usuário externo junto ao SEI, a unidade responsável de perfil deve proceder da seguinte forma:

I – Notificar o solicitante para que proceda com seu cadastro como usuário externo, por meio de link disponibilizado no site do órgão;

II – Abertura de processo administrativo, relacionado com o processo principal, para consolidar o rito de concessão de acesso externo;

III – Conferência dos documentos de identificação do solicitante;

IV – Solicitação de liberação do cadastro no SEI, junto ao administrador geral ou ao administrador local do órgão;

V – Disponibilização dos documentos a serem assinados, após a liberação do cadastro.

Art. 26. Os documentos obrigatórios para liberação do usuário externo devem ser entregues eletronicamente.

Art. 27. A liberação do cadastro do usuário externo somente será efetuada após a constatação da conformidade entre os documentos obrigatórios apresentados e os dados do cadastro de usuário externo.

Art. 28. Uma vez que o cadastro do usuário externo esteja liberado, poderá ser disponibilizado documento para assinatura por qualquer CRBio ou pelo CFBio.

Art. 29. São da exclusiva responsabilidade do usuário externo:

I – efetuar o próprio cadastro;

II – garantir a conformidade entre os dados informados no cadastro e nos documentos comprobatórios, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos documentos;

III – garantir o sigilo de sua senha de acesso, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

IV – verificar o recebimento dos documentos transmitidos eletronicamente;

V – consultar periodicamente o e-mail informado no cadastro para acompanhamento de comunicados encaminhados pelos CRBios ou pelo CFBio;

VI – verificar as condições de sua rede de comunicação, provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas para que não ocorram problemas de comunicação quando da utilização do sistema.

Art. 30. A não obtenção do cadastro como usuário externo, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do SEI ou de sistema integrado, não serve de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos.

CAPÍTULO IV
DA GESTÃO DO PROCESSO ELETRÔNICO

Seção I
Do Processo Eletrônico

Art. 31. Todos os documentos no âmbito do SEI integrarão processos eletrônicos.

§ 1º Os documentos nato-digitais juntados aos processos eletrônicos com garantia de origem, na forma estabelecida neste Regulamento, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 2º Os usuários externos poderão enviar documentos digitais por meio de peticionamento eletrônico, sendo que os documentos digitalizados terão valor de cópia simples.

§ 3º A apresentação dos originais dos documentos digitalizados enviados na forma do § 2º será necessária somente quando a regulamentação ou a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas no § 5º deste artigo.

§ 4º O teor e a integridade dos documentos enviados na forma do § 2º são de responsabilidade do usuário externo, o qual responderá por eventuais adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa.

§ 5º A impugnação da integridade do documento digital, mediante alegação de adulteração ou fraude, dará início à diligência para a verificação do documento objeto da controvérsia.

Art. 32. O processo eletrônico deve ser gerado e mantido de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:

I – ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua;

II – possibilitar a consulta a conjuntos segregados de documentos, ressalvados os processos físicos já existentes que forem digitalizados e convertidos em processo eletrônico;

III – permitir a vinculação entre processos;

IV – observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção; e

V – ter o nível de acesso de seus documentos individualmente atribuídos, sendo possível sua ampliação ou limitação, sempre que necessário.

Art. 33. Os usuários devem preencher corretamente os dados de cadastro do processo e realizar as adequações necessárias a fim de facilitar a busca e a recuperação das informações.

Art. 34. As unidades orgânicas devem criar e gerir as Bases de Conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a suas atividades para padronizar a instrução processual.

Seção II
Da produção de documentos no SEI

Art. 35. Todo documento de processo administrativo produzido no Sistema CFBio/CRBios deverá ser, preferencialmente, gerado e elaborado por meio do editor de textos do SEI.

§ 1º Os documentos gerados receberão número de protocolo, de forma automática e, quando aplicável, número do documento, conforme o seu tipo.

§ 2º Qualquer usuário interno poderá elaborar documentos e assiná-los, quando de sua competência, em conformidade com as normas aplicáveis e seu perfil de acesso.

§ 3º O disposto no caput não se aplica aos documentos que, por sua natureza, necessitem ser produzidos em meio específico ou em sistemas próprios, conforme normativas específicas.

§ 4º Quando o documento contiver elemento cuja formatação seja incompatível com o editor de textos do SEI, poderá ser incluído como documento externo, utilizando, preferencialmente, o formato PDF com reconhecimento de caracteres.

Art. 36. Os documentos somente poderão ser enviados em um processo após a sua assinatura.

Parágrafo único. Os documentos elaborados em atividades externas que necessitem de assinatura imediata por empregados/servidores ou terceiros poderão ser formalizados em meio físico e posteriormente digitalizados e incluídos como documentos externos para o SEI, utilizando o formato PDF.

Art. 37. O limite do tamanho individual de arquivos incluídos no SEI será definido pelo Setor de TI do CFBio.

§ 1º Os arquivos que excedam o limite de que trata o caput deverão ser comprimidos de modo a garantir o menor tamanho de arquivo possível, desde que assegurada a sua inteligibilidade.

§ 2º Na impossibilidade de maior compressão e persistindo a impossibilidade de inclusão de documentos por limite excedente, os arquivos a que se refere o § 1º poderão ser particionados em mais de um documento a ser inserido no SEI, ou armazenados em mídia digital, devendo para esta última hipótese ser incluído documento interno denominado “Termo de Guarda de Mídia” e registrado seu número SEI correspondente na mídia onde será armazenado o arquivo.

§ 3º A mídia a que se refere o § 2º será, ao término de sua tramitação, enviada ao setor de arquivo do órgão.

Art. 38. Serão adotados, na definição dos formatos de documentos externos permitidos no SEI, os Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (ePING), admitindo-se excepcionalmente, sob análise do Setor de TI do CFBio, a adoção de outros padrões, preferencialmente, interoperáveis, abertos, independentes de plataforma tecnológica e amplamente utilizados, a fim de garantir o acesso e a preservação das informações.

Art. 39. Os documentos serão elaborados de acordo com os modelos disponibilizados no SEI, quando houver, ou conforme instrumentos legais e normativos vigentes.

Art. 40. Todos os documentos gerados ou inseridos no SEI serão vinculados a um processo eletrônico, sendo seus registros de responsabilidade exclusiva do usuário que os gerar ou inserir.

Art. 41. Deverá ser evitada a replicação de documentos já existentes no processo ou disponíveis em outro meio a fim de não sobrecarregar a infraestrutura do SEI, utilizando-se, para esta finalidade, as ferramentas de link e hiperlink disponíveis no sistema.

Art. 42. A inclusão de documentos no processo é ato formal e deverá limitar-se exclusivamente aos documentos que servirão de instrução e de suporte aos atos nele praticados.

Art. 43. Os documentos produzidos no âmbito do Sistema CFBio/CRBios serão elaborados observando os modelos e padrões definidos pelo CFBio.

§ 1º Quando o documento a ser elaborado exigir formatação incompatível com o editor de textos, o documento deve ser incluído como documento externo no formato PDF-A.

§ 2º Os CRBios poderão sugerir ao Conselho Federal a criação de novos modelos de documentos padronizados.

Art. 44. No SEI o usuário assina apenas os documentos de sua competência.

Seção III
Da Assinatura Eletrônica

Art. 45. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:

I – assinatura eletrônica qualificada: baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); e

II – assinatura eletrônica avançada: realizada mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha de rede.

§ 1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§ 2º A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada em endereço indicado na tarja de assinatura no próprio documento, com uso do Código Verificador e CRC (Cyclic Redundancy Check).

§ 3º É permitido ao usuário utilizar certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) adquirido por meios próprios ou fornecido pelo Órgão.

Art. 46. A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e da responsabilidade do usuário por sua utilização indevida.

Seção IV
Do recebimento, digitalização e cadastro de documento e processo externo

Art. 47. Documento externo é o documento arquivístico não produzido no SEI a ser incluído para compor o processo eletrônico.

Art. 48. Os tipos de conferência do documento externo são:

I – Nato digital: produzido em meio eletrônico;

II – Documento original: digitalizado a partir do documento original;

III – Cópia autenticada em cartório: digitalizado a partir de um documento cópia autenticada em cartório;

IV – Cópia autenticada administrativamente: digitalizado a partir de uma cópia autenticada por agente público; e

V – Cópia simples: Documento externo digitalizado a partir de uma cópia simples.

Art. 49. O documento em papel recebido nas unidades responsáveis será digitalizado e incluído no SEI.

Art. 50. A digitalização de documentos em papel será, preferencialmente, efetuada em formato PDF-A, com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR).

Art. 51. A critério do CFBio e de cada CRBio, os documentos recebidos em papel podem ser devolvidos imediatamente ao interessado, após digitalização e autenticação, por meio de certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Art. 52. O documento físico recebido poderá, conforme o caso:

I – iniciar um novo processo eletrônico;

II – compor processo eletrônico já em análise; e

III – complementar processo físico, que deverá ser convertido para eletrônico.

§ 1º Quando do recebimento do documento físico deve ser verificado se já existe processo, quer seja eletrônico ou físico.

§ 2º Localizado o processo do qual o documento físico faça parte, o mesmo será incluído no respectivo processo.

§ 3º Caso o documento físico pertença a um processo em andamento e, equivocadamente, tenha iniciado um novo processo, deve ser movido para compor o processo já em análise.

§ 4º O documento físico não devolvido ao interessado, conforme dispõe o art. 51, deverá ter o número único do documento e o número do processo SEI aposto preferencialmente no canto superior direito e acondicionado em dossiê físico, de forma a manter reunidos todos documentos vinculados ao mesmo processo.

Art. 53. Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade e integridade.

Art. 54. Documentos arquivísticos digitalizados ou em outros formatos de mídia, como vídeos e áudios, que ultrapassarem o tamanho estabelecido no art. 37 e que não sejam passíveis de redução ou divisão do arquivo, devem ser mantidos em mídia digital na unidade de arquivo do órgão, identificados com o Número do processo SEI.

§ 1º No processo eletrônico correspondente, deve ser inserido Termo de Guarda de Mídia informando a localização da mídia.

§ 2º A mídia digital poderá acompanhar a tramitação do processo quando necessária para consulta e instrução, devendo ser adequadamente registrada.

Art. 55. Não serão digitalizados nem incluídos no SEI:

I – processos legados: processos físicos arquivados, cuja análise e instrução foi concluída ou encerrada;

II – processos para mera consulta;

III – processos para atendimento a demanda de consulta de informações pelo cidadão;

IV – processos e documentos classificados em grau de sigilo;

V – documentos que não se caracterizem como arquivísticos; e

VI – correspondências pessoais.

Parágrafo único. Os documentos classificados em grau de sigilo devem ser entregues diretamente do remetente ao destinatário.

Art. 56. O SEI não deve ser utilizado como repositório arquivístico digital para documentos e processos que tiveram seu trâmite físico concluído.

Seção V
Da conversão de processos em papel para eletrônico

Art. 57. Os processos físicos autuados nos órgãos podem ser convertidos em eletrônicos para continuidade de análise, instrução e trâmite no SEI.

Art. 58. A conversão de processos em papel para eletrônico deverá ser de forma integral.

Parágrafo único. Na conversão integral deve ser digitalizado todo o processo, incluindo todos os volumes.

Art. 59. Os processos físicos que contenham anexos devem ser convertidos como processo único.

Art. 60. Quanto aos processos físicos apensados:

I – serão convertidos apenas os que estiverem em análise, instrução e trâmite. Não deverão ser convertidos, caso sirvam apenas para consulta;

II – caso necessitem de análise, instrução e trâmite, cada processo será convertido individualmente, e, posteriormente, relacionado entre si.

Art. 61. Após a conversão, a continuidade da análise, instrução processual e tramitação é feita exclusivamente no processo eletrônico.

Art. 62. Os processos físicos convertidos para eletrônico deverão ser imediatamente transferidos à unidade responsável pelo arquivo do órgão.

Art. 63. O processo físico convertido não pode ser eliminado, ainda que o documento digitalizado tenha sido autenticado com certificado digital ICP-Brasil, devendo cumprir o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

Seção VI
Dos Níveis de Acesso

Art. 64. Ao iniciar um processo ou incluir um documento no SEI, o usuário deve selecionar o nível de acesso, que pode ser:

I – público: quando o acesso ao conteúdo de todos os documentos em um determinado processo pode ser amplamente pesquisado e visualizado por qualquer usuário cadastrado no SEI;

II – restrito: quando o acesso ao conteúdo dos documentos em um processo é restrito aos usuários das unidades pelas quais o processo tenha tramitado. É possível aos demais usuários pesquisá-lo e visualizar seu andamento, mas não seu conteúdo; e

III – sigiloso: quando o acesso ao processo é exclusivo aos usuários com credencial de acesso, não sendo possível pesquisa ou visualização por usuários não credenciados.

Parágrafo único. É obrigatória a indicação de nível de acesso para todo processo e para todo documento incluído no SEI, tendo como base o conteúdo do processo ou documento.

Art. 65. Os documentos e processos devem ter seu nível de acesso, via de regra, como público.

§ 1º A indicação de restrito ou sigiloso será exceção e, para tanto, é obrigatório indicar a hipótese legal que fundamente a restrição.

§ 2º O nível de acesso informado deve ser revisado sempre que necessário, a fim de garantir a publicidade ou restrição das informações de maneira adequada, conforme a legislação aplicável.

Art. 66. Para a seleção do nível de acesso restrito, o processo deve conter:

I – documentos preparatórios: que subsidiam decisões de ordem política econômica, fiscal, tributária, monetária e regulatória, tais como notas técnicas, pareceres, minutas de ato normativo;

II – documentos que contenham informações pessoais: que trazem informações sobre pessoa identificada ou identificável e que são restritas a servidores legalmente autorizados e à própria pessoa:

a) dados relativos a documentos de identificação pessoal: RG, CPF, Título de Eleitor, Certificado de Reserva, dentre outros;

b) informações sobre o estado de saúde do servidor ou familiares;

c) informações financeiras ou patrimoniais de determinada pessoa;

d) informações sobre alimentandos, dependentes ou pensões;

e) endereço pessoal ou comercial de determinada pessoa;

f) número de telefone ou endereço eletrônico de determinada pessoa;

g) origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções religiosas, filosóficas ou morais; opiniões políticas, filiação sindical, partidária ou a organizações de caráter religioso, filosófico ou político; e

h) demandas judicializadas submetidas a restrição de acesso.

III – documentos que contenham outras hipóteses para o nível restrito.

§ 1º O nível de acesso restrito para documento preparatório aplica-se até o momento em que haja posicionamento final sobre o assunto objeto do documento ou processo, ou até que seja publicado o ato normativo.

§ 2º É obrigatória a alteração do nível de acesso quando a motivação para a restrição não mais subsistir.

§ 3º A restrição deve ser aplicada individualmente aos documentos, conforme o conteúdo de cada um deles, e ao processo, quando todo o conteúdo exigir.

§ 4º A inclusão de um documento com nível de acesso restrito em um processo público torna todo o processo restrito, enquanto mantida a restrição do acesso ao documento.

Art. 67. Ao cadastrar um documento com nível de acesso sigiloso, deverá ser justificado o motivo do nível de acesso sigiloso por meio da seleção de hipótese legal.

Art. 68. Para a seleção do nível de acesso sigiloso, o processo deve conter:

I – documentos que devam ser acessados por usuários específicos;

II – documentos que contenham informações protegidas por outras hipóteses de níveis de acesso, tais como sigilo fiscal, bancário, industrial, e cujo acesso deva ser dado apenas a usuários específicos.

§ 1º O nível de acesso sigiloso deve ser aplicado individualmente aos documentos, conforme o conteúdo de cada um deles, e ao processo, quando todo o conteúdo exigir nível de acesso sigiloso.

§ 2º A inclusão de um documento com nível de acesso sigiloso em um processo torna todo o processo sigiloso, independentemente do nível de acesso do processo.

Seção VII
Do Envio e recebimento de Processos (Tramitação)

Art. 69. O envio de processos eletrônicos ocorre apenas por meio do SEI, entre o CFBio e os CRBios.

Art. 70. O envio dos processos entre unidades do Sistema CFBio/CRBios ocorre diretamente de uma unidade para outra.

§ 1º o envio e o recebimento no SEI são registrados automaticamente no andamento do processo.

§ 2º o processo poderá ser encaminhado, concomitantemente, para mais de uma unidade, devendo ser seguido o rito processual e o fluxo da estrutura hierárquica institucional.

Art. 71. Os processos e documentos produzidos no SEI que devam ser disponibilizados para pessoas físicas ou jurídicas ou para órgãos e entidades não pertencentes ao Sistema CFBio/CRBios podem ser disponibilizados por meio das funcionalidades:

I – Gerenciar Disponibilização de Acesso Externo;

II – Enviar Correspondência Eletrônica; e

III – Gerar arquivo PDF ou ZIP e disponibilizar.

Seção VIII
Do sobrestamento, relacionamento e anexação de processos

Art. 72. O sobrestamento de processo é temporário e deve ser precedido de documento com determinação formal.

§ 1º Para sobrestamento do processo, no campo motivo, deve ser informado o número do documento no qual consta a determinação para sobrestar.

§ 2º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for formalizada a continuidade da instrução processual.

Art. 73. O relacionamento de processos é realizado quando há necessidade de associar um ou mais processos entre si, cujas informações se relacionem ou subsidiem a análise dos processos.

Parágrafo único. O relacionamento de processos não vincula a instrução e tramitação processual, sendo necessária a instrução e o envio individual dos processos relacionados.

Art. 74. A anexação de processos ocorrerá quando houver necessidade de juntada, em caráter definitivo, de um processo a outro.

Art. 75. A anexação ocorre quando os processos pertencerem a um mesmo interessado e/ou tratarem do mesmo assunto e, com isso, devam ser objeto de análise e decisão única.

Seção IX
Da conclusão do processo

Art. 76. Os processos devem ser concluídos quando da finalização da análise ou da adoção das ações necessárias pela unidade.

Art. 77. A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais unidades nas quais esteja aberto.

Art. 78. Recomenda-se a conclusão automática do processo no momento do envio; o processo poderá ser reaberto por qualquer das unidades em que tenha tramitado.

Seção X
Do encerramento e arquivamento do processo eletrônico

Art. 79. O processo será encerrado quando não existirem mais ações a serem realizadas, tendo sido cessada sua finalidade.

Art. 80. O arquivamento é a ação pela qual a autoridade responsável pela matéria tratada no processo indicará o fim da análise do mérito, determinando o encerramento de sua tramitação, mediante inserção de despacho de arquivamento, informando o motivo que o determinou.

Art. 81. Após a determinação de arquivamento do processo, a unidade de arquivo ou responsável designado deverá revisar e incluir o Termo de Arquivamento.

Parágrafo único. Verificada a necessidade de ajuste, o processo deverá ser retornado à unidade competente, junto a inclusão de despacho, orientando a efetivação da alteração no processo, e posteriormente refazendo o descrito no caput.

Art. 82. Caso seja determinada a reabertura do processo após a inclusão do Termo de Arquivamento, esta ação somente poderá ser efetivada através de Termo de Desarquivamento, de forma a informar o motivo da medida pelo responsável.

§ 1º Finalizada a motivação do desarquivamento, o processo deverá ser enviado novamente para revisão e inclusão de novo Termo de Arquivamento pelo Setor de Arquivo ou Responsável Designado.

§ 2º Os processos arquivados em hipótese nenhuma poderão ser reabertos para consultas.

Art. 83. Os processos eletrônicos serão mantidos até que se cumpram os prazos de guarda, conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e em procedimentos estabelecidos em norma específica.

Parágrafo único. Os processos e documentos em papel convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em papel no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.

Art. 84. Os processos eletrônicos deverão ser preservados no meio eletrônico, de forma a não haver perda ou corrupção da integridade das informações, conforme legislação específica.

Seção XI
Da exclusão e do cancelamento de documentos

Art. 85. A exclusão de documentos no SEI ocorre nos casos em que não tenham sido assinados ou aos que não tenham sido publicizados.

Parágrafo único. O documento excluído não será exibido ou recuperado para a árvore do processo.

Art. 86. O cancelamento de documento ocorre nos casos em que o documento foi inserido indevidamente e que o assunto tratado não seja objeto do processo.

§ 1º Não devem ser cancelados os documentos que motivaram o início do processo, os decisórios, os que serviram de fundamentação ou manifestação técnica, ou outros que comprometam o conteúdo e a análise do processo.

§ 2º O cancelamento é realizado pela unidade que gerou o documento e o motivo do cancelamento deve ser registrado em campo próprio do sistema.

§ 3º O documento cancelado fica inacessível, embora seja exibido na árvore de documentos do processo.

Art. 87. Documentos que necessitem de correções, que estejam incompletos, que não tenham mais validade ou estejam desatualizados, devem ser complementados ou tornados sem efeito por meio de novo documento com referência explícita ao número do documento correspondente.

CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 88. Os atos processuais praticados no SEI serão considerados realizados no dia e hora do registro eletrônico, conforme horário oficial de Brasília.

Art. 89. Os órgãos são responsáveis por capacitar seus colaboradores, a fim de permitir o uso adequado do sistema e a correta instrução processual.

Art. 90. As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com esta Norma, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em papel, quando deveriam ter sido convertidos e enviados pelo SEI.

Art. 91. O uso inadequado do SEI fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação vigente.

Parágrafo único. As sanções pelo uso inadequado do SEI poderão incluir advertência, suspensão temporária de acesso, ou comunicação à autoridade administrativa competente, sem prejuízo de responsabilização civil, penal e administrativa.

Art. 92. Os modelos dos documentos citados nesta Instrução Normativa estão disponíveis no SEI.

Art. 93. Casos omissos serão analisados pelo CFBio.

Art. 94. As adaptações necessárias para efetiva utilização do SEI no âmbito dos CRBios deverão ser adotadas no prazo de 90 (noventa) dias, contados da respectiva implantação do Sistema em cada Regional.

Art. 95. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua assinatura.

Brasília/DF, 23 de maio de 2025.

 

Alcione Ribeiro de Azevedo
Presidente do Conselho